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Wecker ZAG Zeitmanagement

Zeitmanagement ist das A und O – wie bekomme ich alles auf die Reihe?

Gerade nach der Schule ist die Ausbildung ein aufregender und völlig neuer Lebensabschnitt. So geht es den meisten von uns. Auch ich kam direkt von der Schulbank und hatte bis auf ein paar Ferienjobs kaum Berufserfahrungen gesammelt.


Das bedeutet natürlich neben vielen neuen Eindrücken auch viele neue Herausforderungen.
•    Wie gestalte ich meinen Arbeitsalltag?
•    Wie bekomme ich alle Aufgaben unter einen Hut und strukturiere mich richtig?

 

Aller Anfang ist schwer

Die ersten Wochen der Ausbildung waren für mich in dieser Hinsicht besonders herausfordernd. Nach der Einarbeitungsphase wurden mir die ersten Aufgaben zugeteilt, die ich in regelmäßigen Abständen selbstständig ausüben muss. 
Um die Aufgaben gewissenhaft, dabei aber auch zügig, zu bearbeiten und nichts zu vergessen, machte ich mir Gedanken, wie ich den Tag vom morgendlichen Kaffee bis zum Feierabend plane. 
Zunächst habe ich mir eine Checkliste mit all meinen Aufgaben erstellt. Zu jedem Punkt auf meiner Liste habe ich den jeweiligen Ansprechpartner gefragt, welcher Zeitrahmen dafür angedacht sei, um einen Eindruck von meinem Arbeitstempo zu gewinnen. 
Anschließend habe ich die Aufgaben nach Wichtigkeit sortiert. Hierbei helfen die Kollegen immer gerne, denn manchmal war dies gar nicht so einfach einzuschätzen. 

 

Mit der Routine kommt die Sicherheit

Nachdem ich eine Aufgabe beendet habe, habe ich zur Sicherheit jemanden drüber schauen lassen, damit sich keine Fehler einschleichen. Nach einiger Zeit werden die Aufgaben zur Routine, fallen somit leichter und die Bearbeitung geht schneller. Neue Aufgaben habe ich dann in den Zeitplan übernommen. Außerdem habe ich von Anfang an den Terminkalender der hauseigenen Software benutzt, wo ich meine Checkliste übertragen und täglich aktualisiert habe.


Auch bei der E-Mail-Bearbeitung war ich am Anfang überwältigt, wie viele E-Mails am Tag im Verteiler der Geschäftsstelle landen. Um dort auch die Übersicht zu behalten, hilft es, Ordner zu erstellen, in die neue Mails direkt verschoben werden. E-Mails, die mich nicht betreffen und die ich nicht bearbeiten muss, habe ich sofort in den Papierkorb verschoben. Wichtige E-Mails kann man zudem farblich hervorheben – dies erleichtert die Übersicht, macht das Bearbeiten schneller und man übersieht keine E-Mail. 


Regelmäßiges Feedback von Kollegen, wie diese mein Zeitmanagement einschätzen, hilft mir zusätzlich bei meiner täglichen Routine. Dieses Feedback ist neben der Selbstkontrolle für mich als Bestätigung und Sicherheit sehr wichtig und hilfreich.